If you're researching 3PL services, you'll see "pick, pack, and ship" everywhere. It's on every fulfillment company's website, in every logistics proposal, and buried in every rate card. But what does it actually mean in practice? What exactly are you paying for? And how much should it cost? This guide breaks down the entire pick-pack-ship process from the warehouse floor to your customer's doorstep, with real pricing so you can plan your fulfillment budget with confidence.
What Is Pick, Pack, and Ship?
Pick, pack, and ship is the core order fulfillment process that happens every time a customer places an order. It is the sequence of physical steps that transform a digital order into a delivered package. Every warehouse, every fulfillment center, and every 3PL provider runs some version of this process hundreds or thousands of times per day.
Here is what each step means:
1
PICK
Warehouse staff locate and retrieve the ordered items from their storage locations. The warehouse management system (WMS) generates a pick list telling workers exactly which items to pull and where they are stored. Items are verified by barcode scan to ensure accuracy.
2
PACK
The retrieved items are placed into appropriate packaging with protective materials, branded inserts, and packing slips. The packer selects the right box size to minimize dimensional weight, adds void fill to prevent damage in transit, and prepares the package for labeling.
3
SHIP
A carrier label is generated (often via automated rate shopping across UPS, USPS, FedEx, and DHL), applied to the package, and the sealed parcel is handed to the carrier for delivery. The tracking number is pushed back to the seller and the customer in real time.
These three steps happen in sequence for every order, every day. A professional 3PL warehouse executes the entire pick-pack-ship cycle in minutes per order, not hours. At scale, a well-run fulfillment center processes thousands of orders daily with accuracy rates above 99%.
📊
Industry Benchmark: The average pick-pack-ship cycle time for a professional 3PL is 15-30 minutes from order receipt to carrier handoff. For in-house operations without WMS software, the same process often takes 2-4 hours per order when you factor in time spent locating items, finding the right box, and driving to the post office.
The Pick Process — How Orders Are Pulled
Picking is the first and most labor-intensive step in the fulfillment cycle. It is also where the most errors occur if the process is not properly managed. Professional 3PLs use a combination of technology and optimized workflows to make picking fast and accurate.
Picking Methods
There are several picking strategies, and the right one depends on order volume, warehouse layout, and SKU count:
- Single-Order Picking: A worker picks all items for one order at a time, then moves on to the next order. This is the simplest method and works well for low-volume operations or orders with many unique items. It is accurate but slow.
- Batch Picking: A worker picks items for multiple orders simultaneously, grouping them by common SKUs. If ten orders all contain the same product, the picker grabs ten units in one trip instead of making ten separate trips. This dramatically reduces walking time.
- Zone Picking: The warehouse is divided into zones, and each worker is assigned to a specific zone. Orders that span multiple zones are passed from one picker to the next. This is the standard for high-volume warehouses with large SKU counts.
- Wave Picking: Orders are grouped into "waves" based on carrier pickup times, shipping priority, or destination. All orders in a wave are picked simultaneously, which optimizes shipping cutoff compliance.
Barcode Verification
The single most important technology in modern picking is scan-to-verify. When a picker retrieves an item, they scan its barcode with a handheld scanner or mobile device. The WMS compares the scanned barcode against the order. If the item does not match, the system rejects it immediately and alerts the worker. This eliminates wrong-item shipments at the source.
Without barcode verification, error rates in manual picking typically run 1-3%. With scan-to-verify, accuracy jumps above 99.5%. That difference matters — every wrong item shipped costs $10-$20 in returns processing, reshipping, and customer service time.
WMS Route Optimization
A warehouse management system does more than track inventory. It calculates the most efficient path through the warehouse for each pick list, minimizing the distance a worker walks. In a warehouse with thousands of SKU locations, optimized pick routes can reduce labor time by 20-35% compared to unoptimized picking.
Speed Metrics
Professional 3PLs track picks per hour as a key performance metric. Industry benchmarks:
- Manual picking (no WMS): 30-60 picks per hour
- WMS-assisted picking: 80-120 picks per hour
- Automated/conveyor-assisted: 150-300+ picks per hour
The bottom line: a professional 3PL picks orders in minutes, not hours, because they have invested in the systems and training to do it efficiently.
The Pack Process — More Than Just Putting It in a Box
Packing is where many businesses underestimate the complexity. It is not just about putting a product into a cardboard box and taping it shut. Professional packing is a systematic process that protects the product, minimizes shipping cost, and (increasingly) creates a branded unboxing experience.
Box Size Optimization
Choosing the right box size is one of the highest-impact decisions in fulfillment. All major carriers use dimensional weight pricing (DIM weight), which means they charge based on the size of the box, not just the actual weight of the contents. Ship a small product in a large box and you will pay for the empty space.
Professional 3PLs maintain an inventory of multiple box sizes and mailers. The packer selects the smallest container that safely holds the items. Some use cartonization software that recommends the optimal box size for each order based on the items' dimensions. This alone can reduce shipping costs by 10-25% compared to using a one-size-fits-all approach.
Void Fill and Protection
Once the items are in the box, the remaining space needs to be filled to prevent items from shifting during transit. Common void fill materials include:
- Air pillows: Lightweight, fast to deploy, cost-effective. The standard for most e-commerce shipments.
- Bubble wrap: Best for fragile items that need cushioning on all sides.
- Kraft paper: Recyclable, good optics for eco-conscious brands. Crumpled paper fills voids and provides moderate protection.
- Foam-in-place: Expands to form custom-fit protection around the product. Used for high-value electronics, glass, and delicate items.
- Packing peanuts: Still used in some operations, but falling out of favor due to environmental concerns and mess at the customer end.
Branded Packaging Options
The unboxing experience has become a legitimate marketing channel. Customers share unboxing videos. They photograph beautiful packaging. A memorable unboxing drives repeat purchases and organic social media exposure. Professional 3PLs offer a range of branded packaging services:
- Custom printed boxes with your logo and brand colors
- Branded tissue paper wrapping each item
- Custom stickers sealing the tissue or box
- Printed inserts: thank-you cards, discount codes, product care guides
- Promotional samples from partner brands
Special Packing Services
Beyond standard packing, many 3PLs offer specialized services:
- Kitting and bundling: Assembling multiple individual SKUs into a single sellable unit. For example, combining a shampoo, conditioner, and hair mask into a "hair care bundle" with shrink wrap or a custom box.
- Gift wrapping: Seasonal or on-demand gift wrapping with tissue, ribbon, and gift tags for orders flagged as gifts.
- Black wrapping: Opaque security wrapping for high-value items, preventing the contents from being identified through the packaging. Common for electronics, luxury goods, and products with high theft risk.
- Fragile item handling: Double-boxing, corner protectors, "FRAGILE" labeling, and custom cushioning protocols for breakable goods.
- Photo documentation: Taking a photograph of the packed order before sealing the box, providing visual proof of correct contents and proper packing. This is invaluable for resolving damage claims and "item not received" disputes.
💡
Pro Tip: Ask your 3PL if they offer photo documentation on a per-order or per-SKU basis. Having photographic proof that the correct items were packed and the box was sealed properly eliminates he-said-she-said disputes and saves thousands in fraudulent claims over time.
The Ship Process — From Warehouse to Doorstep
Shipping is the final mile of the fulfillment process, and it is where cost optimization has the biggest impact on your bottom line. Professional 3PLs do not just slap a label on a box — they run sophisticated systems that select the best carrier for each package, automate label generation, and push tracking data back to you and your customer in real time.
Automated Carrier Rate Shopping
The biggest financial advantage of using a 3PL for shipping is bulk-negotiated carrier rates. A 3PL that ships thousands of packages per day negotiates volume discounts with UPS, USPS, FedEx, and DHL that are unavailable to individual businesses. Typical savings are 15-40% off published retail rates.
Beyond lower base rates, 3PLs use multi-carrier rate shopping software that compares real-time rates across all available carriers for each package. The system automatically selects the cheapest option that meets your delivery speed requirements. You might save $2 on one package by using USPS Priority instead of UPS Ground — multiplied across thousands of orders per month, those savings add up fast.
Label Generation
Carrier labels are generated automatically via API integration. The WMS sends the package dimensions, weight, origin, and destination to the carrier's system, receives a label and tracking number back, and prints the label at the packing station. The entire process takes seconds. No manual data entry. No trips to the post office. No hand-written labels.
Daily Pickup Schedules
3PL warehouses have scheduled daily pickups from multiple carriers. UPS shows up at 4 PM. FedEx at 5 PM. USPS scans the bin at 3 PM. This means every package that is picked, packed, and labeled before the cutoff is on a truck that same day. Compare this to driving to the post office or scheduling individual residential pickups.
Same-Day Shipping Cutoff Times
Most 3PLs guarantee same-day shipping for orders received before a daily cutoff time, typically 2:00 PM local time. Orders placed after the cutoff ship the next business day. This cutoff exists because packages need to be picked, packed, labeled, and sorted before the carrier trucks arrive.
When evaluating 3PLs, ask about their cutoff time — and ask what percentage of orders actually ship same-day. A provider claiming same-day but only achieving it 80% of the time is not the same as one that hits 98%+.
Tracking and Notifications
When a shipping label is generated, the tracking number is automatically pushed to two places:
- Your dashboard or e-commerce platform: So you can see which orders have shipped and which are still processing.
- Your customer: Via automated email or SMS notification with the tracking number and estimated delivery date.
This happens without any manual intervention. The tracking information flows from carrier API to WMS to your Shopify/Amazon/WooCommerce store to the customer's inbox. End to end, it takes seconds.
Dimensional Weight Pricing Explained
Dimensional weight (DIM weight) is the shipping industry's way of charging for the space a package occupies, not just its actual weight. The formula is:
DIM Weight = (Length x Width x Height) / DIM Factor
The DIM factor varies by carrier (typically 139 for domestic, 166 for international). Carriers charge whichever is greater: the actual weight or the DIM weight. This is why box size optimization matters so much — a lightweight product in an oversized box can cost two to three times more to ship than the same product in a right-sized box.
Professional 3PLs are obsessive about DIM weight because it directly impacts the rates they can offer. They invest in multiple box sizes, automated cartonization, and packer training specifically to minimize DIM weight surcharges.
International Shipping Considerations
For businesses that ship internationally, the fulfillment process adds complexity:
- Customs documentation: Commercial invoices, harmonized tariff codes (HS codes), and country-of-origin declarations must be attached to every international shipment.
- Duties and taxes: Depending on the destination country and product value, customs duties may apply. Some 3PLs offer Delivered Duty Paid (DDP) shipping where duties are pre-paid at checkout.
- Restricted items: Certain products (batteries, liquids, supplements) face shipping restrictions by country. Your 3PL should know which items can and cannot ship to specific destinations.
- Carrier selection: DHL and FedEx International tend to offer the best rates and customs clearance for international parcels. USPS First Class International is cheapest for lightweight items under 4 lbs.
What Does Pick, Pack, and Ship Cost?
This is the question every business owner asks first: what will this actually cost me per order? Here is a detailed breakdown of typical pick-pack-ship pricing in 2026:
| Fee Type |
Typical Range |
Notes |
| Base Pick & Pack Fee |
$1.50 - $5.00/order |
Covers first 1-2 items in the order |
| Additional Item Fee |
$0.25 - $0.75/item |
Each item beyond the first 1-2 included in the base fee |
| Special Packaging |
$0.50 - $3.00/order |
Branded boxes, tissue paper, custom inserts |
| Kitting / Assembly |
$0.50 - $3.00/kit |
Multi-item bundles, subscription box assembly |
| Shipping Label |
Carrier rates (bulk-negotiated) |
15-40% below published retail rates through 3PL |
Example Cost Calculations
To make this concrete, here are three real-world scenarios:
Scenario 1 — Simple single-item order (e.g., one candle, one pouch of coffee):
- Pick & pack fee: $2.50
- Shipping (USPS Priority, Zone 4): $4.50
- Total fulfillment cost: $7.00
Scenario 2 — Multi-item order with branded inserts (e.g., 3 skincare products with a thank-you card):
- Pick & pack base (first item): $3.50
- Additional items (2 x $0.50): $1.00
- Branded insert: $1.00
- Shipping (UPS Ground, Zone 5): $6.00
- Total fulfillment cost: $11.50
Scenario 3 — Subscription box (5 items, branded packaging, heavier box):
- Pick & pack base (first item): $5.00
- Additional items (4 x $0.50): $2.00
- Custom branded box + tissue: $2.00
- Shipping (UPS Ground, Zone 6): $7.00
- Total fulfillment cost: $16.00
📊
Cost Reality Check: If your average order value is $40+, a total fulfillment cost of $7-$16 represents 17-40% of revenue. That sounds high until you calculate what it costs to do it yourself: your time (worth $50-$100/hour), boxes ($0.50-$2.00 each), tape, labels, printer ink, gas to the post office, plus retail shipping rates that are 20-40% higher than what a 3PL pays. For most businesses shipping 50+ orders per month, a 3PL is cheaper than DIY when you value your own time realistically.
Pick, Pack, and Ship: In-House vs. 3PL
Every business that sells physical products faces this decision: do I handle fulfillment myself, or do I hand it off to a 3PL? Here is an honest comparison.
What DIY Fulfillment Actually Looks Like
When you fulfill orders in-house, here is your daily routine: you check your orders, walk to your garage or spare room, find each item on shelves or in stacked boxes, grab a box from your box inventory (which you purchased and stored yourself), wrap the item, tape the box, print a shipping label from your computer, affix it, and either schedule a USPS pickup or drive to the post office. Repeat for every order. Every day.
At 10 orders per day, this might take 2-3 hours. At 30 orders per day, it's a full-time job. At 100 orders per day, you need to hire people, rent space, buy packing stations, invest in a WMS, and negotiate carrier rates — at which point you are essentially building your own 3PL.
What 3PL Fulfillment Looks Like
When you use a 3PL, your day looks different: you check your dashboard, see that 47 orders came in yesterday, all 47 shipped same-day with tracking numbers already pushed to your customers, zero errors, and your inventory levels updated in real time. You spend zero time packing boxes and 100% of your time on product development, marketing, and customer acquisition.
| Factor |
In-House / DIY |
3PL Partner |
| Shipping Rates |
Retail rates (full price) |
Bulk-negotiated (15-40% savings) |
| Same-Day Shipping |
Only if you get to the post office |
Guaranteed (orders by 2 PM) |
| Accuracy Rate |
95-97% (manual process) |
99%+ (barcode-verified) |
| Your Time Per Day |
2-8 hours packing and shipping |
10 minutes reviewing dashboard |
| Supplies |
You buy boxes, tape, labels, ink |
Included in per-order fee |
| Scalability |
Limited by your space and energy |
Scales instantly with demand |
| Holiday Spikes |
You work 14-hour days in December |
3PL staffs up automatically |
| Error Resolution |
You reship, you eat the cost |
3PL resolves and covers errors |
The Break-Even Point
At what order volume does a 3PL start saving you money? The answer depends on how you value your time, but here is the general math:
- Under 30 orders/month: DIY may be cheaper in pure dollar terms, but you are spending hours on fulfillment that could go toward growing your business.
- 50-100 orders/month: This is the break-even zone for most businesses. The 3PL's bulk shipping rates and time savings start outweighing its per-order fees.
- 100+ orders/month: A 3PL is almost certainly cheaper and better. At this volume, the shipping rate discounts alone can pay for the pick-pack fees.
The hidden factor most people miss: opportunity cost. Every hour you spend packing boxes is an hour you are not spending on marketing, product development, or customer relationships. If an hour of your time generates more than $15-$25 in business value (and it almost certainly does), then outsourcing fulfillment pays for itself well before 100 orders per month.
How to Evaluate a 3PL's Pick-Pack-Ship Service
Not all 3PLs deliver the same quality. Before signing with a fulfillment provider, ask these questions and demand specific answers:
- What is your order accuracy rate? Acceptable answer: 99% or higher. If they cannot give you a specific number, or if it is below 99%, keep looking. Top-tier 3PLs maintain 99.5-99.9% accuracy.
- What is your same-day shipping cutoff time? Standard answer: 2:00 PM local time. Earlier is better. Ask what percentage of orders actually ship same-day — the guarantee means nothing if they only hit it 85% of the time.
- Which carriers do you use? Look for multi-carrier operations: UPS, USPS, FedEx, and ideally DHL for international. A 3PL locked into a single carrier cannot rate-shop for the best price on each package.
- Can you handle custom packaging? If your brand depends on a premium unboxing experience, confirm the 3PL can incorporate your branded boxes, tissue, inserts, and stickers. Ask to see examples of custom packing they have done for other clients.
- Do you offer branded unboxing experiences? Beyond custom packaging, can they do gift wrapping, handwritten notes (at scale via print), or special seasonal packaging? This matters for DTC brands competing on experience.
- What is your error resolution process? When a wrong item ships (it will happen eventually), what does the 3PL do? Best practice: they reship the correct item at their cost, provide a prepaid return label for the wrong item, and credit your account for the error. Get this in writing.
- Do you provide photo documentation? Photo proof of packed orders is becoming standard. It protects you against "item not received" claims and provides evidence for carrier damage disputes.
- What integrations do you support? Your 3PL must integrate directly with your sales channels: Shopify, Amazon, WooCommerce, BigCommerce, Walmart, Etsy, or whatever platform you sell on. Manual order entry via email or spreadsheet is not acceptable in 2026.
💡
Red Flag: If a 3PL cannot answer these questions with specific numbers and documented processes, they are not operating at a professional level. Vague answers like "we're pretty accurate" or "most orders ship same-day" should send you to the next provider on your list.
How Miami Alliance 3PL Handles Pick, Pack, and Ship
At Miami Alliance 3PL, pick-pack-ship is our core operation. Here is exactly what we deliver:
99.8% Order Accuracy
Barcode scan-to-verify on every pick. Every item is validated against the order before it goes into the box. Our accuracy rate is tracked daily and reported monthly.
Same-Day Fulfillment
Orders received by 2:00 PM EST ship the same day, every day. We maintain a 98%+ same-day ship rate across all client accounts.
All Major Carriers
UPS, USPS, FedEx, and DHL — all with bulk-negotiated rates. Our system automatically selects the best rate for each package based on weight, dimensions, and destination.
Custom Packaging Options
Branded boxes, custom tissue, printed inserts, stickers, promotional samples, and black wrapping for high-value items. Your brand, your unboxing experience.
Real-Time Customer Portal
Log into your dashboard and see every order, every shipment, every tracking number, and your current inventory levels — updated in real time.
No Minimums
We work with businesses shipping 10 orders per month and businesses shipping 10,000 orders per month. No minimum volume requirements. No long-term contracts. Scale up or down as your business demands.
Our warehouse is located at 8780 NW 100th ST, Medley, FL 33178 — in the heart of Miami's industrial logistics corridor, 15 minutes from Miami International Airport and with direct access to PortMiami. From our location, ground shipping reaches the entire Southeast U.S. in 1-2 days and 80% of the continental U.S. within 2-3 days.
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Frequently Asked Questions
What does pick, pack, and ship mean?
Pick, pack, and ship is the three-step order fulfillment process used by warehouses and 3PL providers. "Pick" means locating and retrieving ordered items from warehouse storage. "Pack" means placing items into appropriate packaging with protective materials and any branded inserts. "Ship" means generating a carrier label and handing the package to a carrier like UPS, USPS, or FedEx for delivery to the customer. These three steps happen in sequence for every order.
How much does pick and pack cost per order?
Pick and pack fees typically range from $1.50 to $5.00 per order for the first 1-2 items. Additional items in the same order usually cost $0.25 to $0.75 each. Special packaging (branded boxes, inserts, gift wrapping) adds $0.50 to $3.00 per order. Shipping costs are separate and depend on package weight, dimensions, and destination. Total all-in fulfillment cost for a typical single-item order is $5-$10 including shipping.
How fast is pick, pack, and ship?
Professional 3PL warehouses typically process and ship orders the same day they are received, as long as the order comes in before the daily cutoff time (usually 2:00 PM local time). The pick-pack-ship process itself takes minutes per order. After shipping, delivery time depends on the carrier service selected and distance to the customer — typically 1-5 business days for domestic ground shipping.
What's included in a pick and pack fee?
A standard pick and pack fee includes: locating and retrieving items from warehouse storage, barcode verification of correct items, selecting the right-size box or mailer, adding basic void fill and protective packaging, sealing the package, and generating and applying the shipping label. Branded packaging, custom inserts, kitting, gift wrapping, and specialty wrapping are usually add-on services with separate charges.
Can I customize packaging with a 3PL?
Yes, most professional 3PL providers offer custom packaging options. Common customizations include branded boxes with your logo, custom tissue paper, branded tape, thank-you cards, promotional inserts, stickers, and specialty wrapping like black wrapping for high-value items. You supply the branded materials to the warehouse, and the 3PL incorporates them into the pack process for a per-order surcharge (typically $0.50-$3.00 depending on complexity).
Si esta investigando servicios 3PL, vera "pick, pack and ship" en todas partes. Esta en el sitio web de cada empresa de fulfillment, en cada propuesta logistica y en cada tarifa. Pero, que significa realmente en la practica? Exactamente, por que esta pagando? Y cuanto deberia costar? Esta guia desglosa todo el proceso de pick-pack-ship desde el piso del almacen hasta la puerta de su cliente, con precios reales para que pueda planificar su presupuesto de fulfillment con confianza.
Que Es Pick, Pack y Ship?
Pick, pack y ship es el proceso central de fulfillment de pedidos que ocurre cada vez que un cliente realiza una compra. Es la secuencia de pasos fisicos que transforman un pedido digital en un paquete entregado. Cada almacen, cada centro de fulfillment y cada proveedor 3PL ejecuta alguna version de este proceso cientos o miles de veces al dia.
Esto es lo que significa cada paso:
1
PICK (Recoleccion)
El personal del almacen localiza y recupera los articulos pedidos de sus ubicaciones de almacenamiento. El sistema de gestion de almacen (WMS) genera una lista de recoleccion que indica a los trabajadores exactamente que articulos retirar y donde estan almacenados. Los articulos se verifican mediante escaneo de codigo de barras para garantizar la precision.
2
PACK (Empaque)
Los articulos recuperados se colocan en el empaque apropiado con materiales de proteccion, insertos de marca y albaranes. El empacador selecciona el tamano de caja correcto para minimizar el peso dimensional, agrega relleno para evitar danos en transito y prepara el paquete para el etiquetado.
3
SHIP (Envio)
Se genera una etiqueta de transportista (a menudo mediante comparacion automatica de tarifas entre UPS, USPS, FedEx y DHL), se aplica al paquete y el paquete sellado se entrega al transportista para su envio. El numero de rastreo se envia al vendedor y al cliente en tiempo real.
Estos tres pasos ocurren en secuencia para cada pedido, todos los dias. Un almacen 3PL profesional ejecuta todo el ciclo de pick-pack-ship en minutos por pedido, no en horas. A escala, un centro de fulfillment bien administrado procesa miles de pedidos diarios con tasas de precision superiores al 99%.
📊
Referencia de la Industria: El tiempo promedio del ciclo pick-pack-ship para un 3PL profesional es de 15-30 minutos desde la recepcion del pedido hasta la entrega al transportista. Para operaciones internas sin software WMS, el mismo proceso a menudo toma de 2 a 4 horas por pedido cuando se tiene en cuenta el tiempo dedicado a localizar articulos, encontrar la caja correcta y conducir a la oficina postal.
El Proceso de Pick — Como Se Recolectan los Pedidos
La recoleccion es el primer paso y el mas intensivo en mano de obra del ciclo de fulfillment. Tambien es donde ocurren la mayoria de los errores si el proceso no se gestiona adecuadamente. Los 3PL profesionales utilizan una combinacion de tecnologia y flujos de trabajo optimizados para hacer la recoleccion rapida y precisa.
Metodos de Recoleccion
Existen varias estrategias de recoleccion, y la correcta depende del volumen de pedidos, la distribucion del almacen y la cantidad de SKU:
- Recoleccion por Pedido Individual: Un trabajador recolecta todos los articulos de un pedido a la vez, luego pasa al siguiente pedido. Este es el metodo mas simple y funciona bien para operaciones de bajo volumen o pedidos con muchos articulos unicos. Es preciso pero lento.
- Recoleccion por Lote (Batch Picking): Un trabajador recolecta articulos para multiples pedidos simultaneamente, agrupandolos por SKU comunes. Si diez pedidos contienen el mismo producto, el recolector toma diez unidades en un solo viaje en lugar de hacer diez viajes separados. Esto reduce dramaticamente el tiempo de desplazamiento.
- Recoleccion por Zona (Zone Picking): El almacen se divide en zonas, y cada trabajador es asignado a una zona especifica. Los pedidos que abarcan multiples zonas pasan de un recolector al siguiente. Este es el estandar para almacenes de alto volumen con grandes cantidades de SKU.
- Recoleccion por Ola (Wave Picking): Los pedidos se agrupan en "olas" basadas en los horarios de recogida del transportista, prioridad de envio o destino. Todos los pedidos en una ola se recolectan simultaneamente, lo que optimiza el cumplimiento de los horarios de corte de envio.
Verificacion por Codigo de Barras
La tecnologia mas importante en la recoleccion moderna es escanear para verificar. Cuando un recolector toma un articulo, escanea su codigo de barras con un escaner portatil o dispositivo movil. El WMS compara el codigo de barras escaneado con el pedido. Si el articulo no coincide, el sistema lo rechaza inmediatamente y alerta al trabajador. Esto elimina los envios de articulos incorrectos desde el origen.
Sin verificacion por codigo de barras, las tasas de error en la recoleccion manual tipicamente oscilan entre 1-3%. Con escaneo de verificacion, la precision sube por encima del 99.5%. Esa diferencia importa — cada articulo incorrecto enviado cuesta $10-$20 en procesamiento de devoluciones, reenvio y tiempo de servicio al cliente.
Optimizacion de Rutas del WMS
Un sistema de gestion de almacen hace mas que rastrear inventario. Calcula la ruta mas eficiente a traves del almacen para cada lista de recoleccion, minimizando la distancia que camina un trabajador. En un almacen con miles de ubicaciones de SKU, las rutas de recoleccion optimizadas pueden reducir el tiempo de mano de obra en un 20-35% comparado con la recoleccion no optimizada.
Metricas de Velocidad
Los 3PL profesionales rastrean las recolecciones por hora como una metrica clave de rendimiento. Referencias de la industria:
- Recoleccion manual (sin WMS): 30-60 recolecciones por hora
- Recoleccion asistida por WMS: 80-120 recolecciones por hora
- Automatizada/asistida por transportador: 150-300+ recolecciones por hora
En resumen: un 3PL profesional recolecta pedidos en minutos, no en horas, porque ha invertido en los sistemas y la capacitacion para hacerlo eficientemente.
El Proceso de Pack — Mas Que Solo Poner Algo en una Caja
El empaque es donde muchas empresas subestiman la complejidad. No se trata solo de meter un producto en una caja de carton y cerrarla con cinta. El empaque profesional es un proceso sistematico que protege el producto, minimiza el costo de envio y (cada vez mas) crea una experiencia de unboxing de marca.
Optimizacion del Tamano de Caja
Elegir el tamano correcto de caja es una de las decisiones de mayor impacto en el fulfillment. Todos los principales transportistas utilizan precios por peso dimensional (peso DIM), lo que significa que cobran basandose en el tamano de la caja, no solo en el peso real del contenido. Envie un producto pequeno en una caja grande y pagara por el espacio vacio.
Los 3PL profesionales mantienen un inventario de multiples tamanos de cajas y sobres. El empacador selecciona el contenedor mas pequeno que contenga los articulos de forma segura. Algunos utilizan software de cartonizacion que recomienda el tamano optimo de caja para cada pedido basandose en las dimensiones de los articulos. Esto por si solo puede reducir los costos de envio en un 10-25% comparado con usar un enfoque de tamano unico.
Relleno y Proteccion
Una vez que los articulos estan en la caja, el espacio restante necesita llenarse para evitar que los articulos se muevan durante el transito. Los materiales de relleno comunes incluyen:
- Almohadas de aire: Livianas, rapidas de desplegar, rentables. El estandar para la mayoria de los envios de e-commerce.
- Plastico de burbujas: Ideal para articulos fragiles que necesitan amortiguacion en todos los lados.
- Papel kraft: Reciclable, buena optica para marcas eco-conscientes. El papel arrugado llena vacios y proporciona proteccion moderada.
- Espuma en sitio: Se expande para formar proteccion a medida alrededor del producto. Se usa para electronica de alto valor, vidrio y articulos delicados.
- Relleno de espuma (packing peanuts): Aun se usa en algunas operaciones, pero esta cayendo en desuso debido a preocupaciones ambientales y el desorden para el cliente final.
Opciones de Empaque de Marca
La experiencia de unboxing se ha convertido en un canal de marketing legitimo. Los clientes comparten videos de unboxing. Fotografian empaques hermosos. Un unboxing memorable impulsa compras repetidas y exposicion organica en redes sociales. Los 3PL profesionales ofrecen una variedad de servicios de empaque de marca:
- Cajas impresas personalizadas con su logo y colores de marca
- Papel de seda de marca envolviendo cada articulo
- Stickers personalizados sellando el papel de seda o la caja
- Insertos impresos: tarjetas de agradecimiento, codigos de descuento, guias de cuidado del producto
- Muestras promocionales de marcas asociadas
Servicios Especiales de Empaque
Mas alla del empaque estandar, muchos 3PL ofrecen servicios especializados:
- Kitting y bundling: Ensamblar multiples SKU individuales en una sola unidad vendible. Por ejemplo, combinar un champu, acondicionador y mascarilla capilar en un "bundle de cuidado capilar" con termoencogible o una caja personalizada.
- Envoltura de regalo: Envoltura de regalo estacional o bajo demanda con papel de seda, cinta y tarjetas de regalo para pedidos marcados como regalos.
- Black wrapping: Envoltura de seguridad opaca para articulos de alto valor, evitando que el contenido sea identificado a traves del empaque. Comun para electronica, articulos de lujo y productos con alto riesgo de robo.
- Manejo de articulos fragiles: Doble caja, protectores de esquinas, etiquetado "FRAGIL" y protocolos de amortiguacion personalizada para productos rompibles.
- Documentacion fotografica: Tomar una fotografia del pedido empacado antes de sellar la caja, proporcionando prueba visual del contenido correcto y el empaque adecuado. Esto es invaluable para resolver reclamos por danos y disputas de "articulo no recibido".
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Consejo Profesional: Pregunte a su 3PL si ofrecen documentacion fotografica por pedido o por SKU. Tener prueba fotografica de que los articulos correctos fueron empacados y la caja fue sellada correctamente elimina disputas y ahorra miles en reclamos fraudulentos con el tiempo.
El Proceso de Ship — Del Almacen a la Puerta
El envio es la ultima milla del proceso de fulfillment, y es donde la optimizacion de costos tiene el mayor impacto en su resultado final. Los 3PL profesionales no solo pegan una etiqueta en una caja — ejecutan sistemas sofisticados que seleccionan el mejor transportista para cada paquete, automatizan la generacion de etiquetas y envian datos de rastreo a usted y su cliente en tiempo real.
Comparacion Automatica de Tarifas de Transportistas
La mayor ventaja financiera de usar un 3PL para envios son las tarifas negociadas por volumen. Un 3PL que envia miles de paquetes por dia negocia descuentos por volumen con UPS, USPS, FedEx y DHL que no estan disponibles para negocios individuales. Los ahorros tipicos son del 15-40% sobre las tarifas publicadas al por menor.
Mas alla de tarifas base mas bajas, los 3PL utilizan software de comparacion de tarifas multi-transportista que compara tarifas en tiempo real entre todos los transportistas disponibles para cada paquete. El sistema selecciona automaticamente la opcion mas economica que cumpla con sus requisitos de velocidad de entrega. Podria ahorrar $2 en un paquete usando USPS Priority en lugar de UPS Ground — multiplicado por miles de pedidos al mes, esos ahorros se acumulan rapidamente.
Generacion de Etiquetas
Las etiquetas de transportista se generan automaticamente mediante integracion API. El WMS envia las dimensiones del paquete, peso, origen y destino al sistema del transportista, recibe una etiqueta y numero de rastreo de vuelta, e imprime la etiqueta en la estacion de empaque. Todo el proceso toma segundos. Sin ingreso manual de datos. Sin viajes a la oficina postal. Sin etiquetas escritas a mano.
Horarios Diarios de Recogida
Los almacenes 3PL tienen recogidas diarias programadas de multiples transportistas. UPS llega a las 4 PM. FedEx a las 5 PM. USPS escanea el contenedor a las 3 PM. Esto significa que cada paquete que es recolectado, empacado y etiquetado antes del horario de corte esta en un camion ese mismo dia. Compare esto con conducir a la oficina postal o programar recogidas residenciales individuales.
Horarios de Corte para Envio el Mismo Dia
La mayoria de los 3PL garantizan envio el mismo dia para pedidos recibidos antes de un horario de corte diario, tipicamente 2:00 PM hora local. Los pedidos realizados despues del corte se envian el siguiente dia habil. Este horario de corte existe porque los paquetes necesitan ser recolectados, empacados, etiquetados y clasificados antes de que lleguen los camiones del transportista.
Al evaluar 3PL, pregunte sobre su horario de corte — y pregunte que porcentaje de pedidos realmente se envian el mismo dia. Un proveedor que reclama envio el mismo dia pero solo lo logra el 80% del tiempo no es lo mismo que uno que alcanza el 98%+.
Rastreo y Notificaciones
Cuando se genera una etiqueta de envio, el numero de rastreo se envia automaticamente a dos lugares:
- Su panel de control o plataforma de e-commerce: Para que pueda ver que pedidos se han enviado y cuales aun se estan procesando.
- Su cliente: Mediante notificacion automatica por correo electronico o SMS con el numero de rastreo y la fecha estimada de entrega.
Esto ocurre sin ninguna intervencion manual. La informacion de rastreo fluye desde la API del transportista al WMS, a su tienda Shopify/Amazon/WooCommerce y a la bandeja de entrada del cliente. De principio a fin, toma segundos.
Precios por Peso Dimensional Explicado
El peso dimensional (peso DIM) es la forma en que la industria del envio cobra por el espacio que ocupa un paquete, no solo por su peso real. La formula es:
Peso DIM = (Largo x Ancho x Alto) / Factor DIM
El factor DIM varia segun el transportista (tipicamente 139 para domestico, 166 para internacional). Los transportistas cobran lo que sea mayor: el peso real o el peso DIM. Por esto la optimizacion del tamano de caja es tan importante — un producto liviano en una caja sobredimensionada puede costar de dos a tres veces mas de enviar que el mismo producto en una caja del tamano correcto.
Los 3PL profesionales son obsesivos con el peso DIM porque impacta directamente las tarifas que pueden ofrecer. Invierten en multiples tamanos de cajas, cartonizacion automatizada y capacitacion de empacadores especificamente para minimizar los recargos por peso DIM.
Consideraciones para Envios Internacionales
Para negocios que envian internacionalmente, el proceso de fulfillment agrega complejidad:
- Documentacion aduanera: Facturas comerciales, codigos arancelarios armonizados (codigos HS) y declaraciones de pais de origen deben adjuntarse a cada envio internacional.
- Aranceles e impuestos: Dependiendo del pais de destino y el valor del producto, pueden aplicar aranceles aduaneros. Algunos 3PL ofrecen envio con Derechos Pagados (DDP) donde los aranceles se prepagan al momento del checkout.
- Articulos restringidos: Ciertos productos (baterias, liquidos, suplementos) enfrentan restricciones de envio por pais. Su 3PL debe saber que articulos pueden y no pueden enviarse a destinos especificos.
- Seleccion de transportista: DHL y FedEx International tienden a ofrecer las mejores tarifas y despacho aduanero para paquetes internacionales. USPS First Class International es la mas economica para articulos ligeros de menos de 4 libras.
Cuanto Cuesta el Pick, Pack y Ship?
Esta es la pregunta que todo empresario hace primero: cuanto me costara realmente por pedido? Aqui hay un desglose detallado de los precios tipicos de pick-pack-ship en 2026:
| Tipo de Tarifa |
Rango Tipico |
Notas |
| Tarifa Base de Pick & Pack |
$1.50 - $5.00/pedido |
Cubre los primeros 1-2 articulos del pedido |
| Tarifa por Articulo Adicional |
$0.25 - $0.75/articulo |
Cada articulo mas alla de los primeros 1-2 incluidos en la tarifa base |
| Empaque Especial |
$0.50 - $3.00/pedido |
Cajas de marca, papel de seda, insertos personalizados |
| Kitting / Ensamblaje |
$0.50 - $3.00/kit |
Bundles de multiples articulos, ensamblaje de cajas de suscripcion |
| Etiqueta de Envio |
Tarifas del transportista (negociadas por volumen) |
15-40% por debajo de las tarifas publicadas al por menor a traves del 3PL |
Ejemplos de Calculo de Costos
Para hacerlo concreto, aqui hay tres escenarios del mundo real:
Escenario 1 — Pedido simple de un solo articulo (ej., una vela, un paquete de cafe):
- Tarifa de pick & pack: $2.50
- Envio (USPS Priority, Zona 4): $4.50
- Costo total de fulfillment: $7.00
Escenario 2 — Pedido de multiples articulos con insertos de marca (ej., 3 productos de skincare con tarjeta de agradecimiento):
- Base de pick & pack (primer articulo): $3.50
- Articulos adicionales (2 x $0.50): $1.00
- Inserto de marca: $1.00
- Envio (UPS Ground, Zona 5): $6.00
- Costo total de fulfillment: $11.50
Escenario 3 — Caja de suscripcion (5 articulos, empaque de marca, caja mas pesada):
- Base de pick & pack (primer articulo): $5.00
- Articulos adicionales (4 x $0.50): $2.00
- Caja de marca personalizada + papel de seda: $2.00
- Envio (UPS Ground, Zona 6): $7.00
- Costo total de fulfillment: $16.00
📊
Verificacion de Costos: Si su valor promedio de pedido es de $40+, un costo total de fulfillment de $7-$16 representa el 17-40% de los ingresos. Eso suena alto hasta que calcula lo que cuesta hacerlo usted mismo: su tiempo (que vale $50-$100/hora), cajas ($0.50-$2.00 cada una), cinta, etiquetas, tinta de impresora, gasolina para ir a la oficina postal, mas tarifas de envio al por menor que son 20-40% mas altas de lo que paga un 3PL. Para la mayoria de los negocios que envian mas de 50 pedidos por mes, un 3PL es mas barato que hacerlo usted mismo cuando valora su propio tiempo de manera realista.
Pick, Pack y Ship: Interno vs. 3PL
Todo negocio que vende productos fisicos enfrenta esta decision: manejo el fulfillment yo mismo, o lo delego a un 3PL? Aqui hay una comparacion honesta.
Como Se Ve Realmente el Fulfillment Interno
Cuando usted cumple los pedidos internamente, esta es su rutina diaria: revisa sus pedidos, camina a su garaje o cuarto extra, encuentra cada articulo en estantes o en cajas apiladas, toma una caja de su inventario de cajas (que usted compro y almaceno), envuelve el articulo, cierra la caja con cinta, imprime una etiqueta de envio desde su computadora, la pega, y programa una recogida de USPS o conduce a la oficina postal. Repita para cada pedido. Todos los dias.
Con 10 pedidos por dia, esto puede tomar 2-3 horas. Con 30 pedidos por dia, es un trabajo de tiempo completo. Con 100 pedidos por dia, necesita contratar personal, rentar espacio, comprar estaciones de empaque, invertir en un WMS y negociar tarifas con transportistas — en cuyo punto esencialmente esta construyendo su propio 3PL.
Como Se Ve el Fulfillment con un 3PL
Cuando usa un 3PL, su dia se ve diferente: revisa su panel de control, ve que entraron 47 pedidos ayer, los 47 se enviaron el mismo dia con numeros de rastreo ya enviados a sus clientes, cero errores, y sus niveles de inventario actualizados en tiempo real. Dedica cero tiempo empacando cajas y el 100% de su tiempo al desarrollo de productos, marketing y adquisicion de clientes.
| Factor |
Interno / DIY |
Socio 3PL |
| Tarifas de Envio |
Tarifas al por menor (precio completo) |
Negociadas por volumen (15-40% de ahorro) |
| Envio el Mismo Dia |
Solo si llega a la oficina postal |
Garantizado (pedidos antes de las 2 PM) |
| Tasa de Precision |
95-97% (proceso manual) |
99%+ (verificado por codigo de barras) |
| Su Tiempo Por Dia |
2-8 horas empacando y enviando |
10 minutos revisando el panel de control |
| Suministros |
Usted compra cajas, cinta, etiquetas, tinta |
Incluido en la tarifa por pedido |
| Escalabilidad |
Limitada por su espacio y energia |
Escala instantaneamente con la demanda |
| Picos de Temporada |
Trabaja jornadas de 14 horas en diciembre |
El 3PL contrata personal automaticamente |
| Resolucion de Errores |
Usted reenvia, usted asume el costo |
El 3PL resuelve y cubre los errores |
El Punto de Equilibrio
A que volumen de pedidos un 3PL comienza a ahorrarle dinero? La respuesta depende de como valore su tiempo, pero aqui estan las cuentas generales:
- Menos de 30 pedidos/mes: El DIY puede ser mas barato en terminos de dolares puros, pero esta gastando horas en fulfillment que podrian destinarse a hacer crecer su negocio.
- 50-100 pedidos/mes: Esta es la zona de equilibrio para la mayoria de los negocios. Las tarifas de envio por volumen del 3PL y los ahorros de tiempo comienzan a superar sus tarifas por pedido.
- 100+ pedidos/mes: Un 3PL es casi con certeza mas barato y mejor. A este volumen, los descuentos en tarifas de envio por si solos pueden pagar las tarifas de pick-pack.
El factor oculto que la mayoria de la gente pasa por alto: costo de oportunidad. Cada hora que pasa empacando cajas es una hora que no esta dedicando al marketing, desarrollo de productos o relaciones con clientes. Si una hora de su tiempo genera mas de $15-$25 en valor para el negocio (y casi con certeza lo hace), entonces externalizar el fulfillment se paga solo mucho antes de los 100 pedidos por mes.
Como Evaluar el Servicio Pick-Pack-Ship de un 3PL
No todos los 3PL entregan la misma calidad. Antes de firmar con un proveedor de fulfillment, haga estas preguntas y exija respuestas especificas:
- Cual es su tasa de precision de pedidos? Respuesta aceptable: 99% o superior. Si no pueden darle un numero especifico, o si esta por debajo del 99%, siga buscando. Los 3PL de primer nivel mantienen una precision del 99.5-99.9%.
- Cual es su horario de corte para envio el mismo dia? Respuesta estandar: 2:00 PM hora local. Mas temprano es mejor. Pregunte que porcentaje de pedidos realmente se envian el mismo dia — la garantia no significa nada si solo la cumplen el 85% del tiempo.
- Que transportistas utilizan? Busque operaciones multi-transportista: UPS, USPS, FedEx e idealmente DHL para envios internacionales. Un 3PL atado a un solo transportista no puede comparar tarifas para obtener el mejor precio en cada paquete.
- Pueden manejar empaque personalizado? Si su marca depende de una experiencia de unboxing premium, confirme que el 3PL puede incorporar sus cajas de marca, papel de seda, insertos y stickers. Pida ver ejemplos de empaque personalizado que hayan hecho para otros clientes.
- Ofrecen experiencias de unboxing de marca? Mas alla del empaque personalizado, pueden hacer envoltura de regalo, notas escritas a mano (a escala mediante impresion) o empaque estacional especial? Esto importa para marcas DTC que compiten en experiencia.
- Cual es su proceso de resolucion de errores? Cuando se envia un articulo incorrecto (sucede eventualmente), que hace el 3PL? Mejores practicas: reenvian el articulo correcto a su costo, proporcionan una etiqueta de devolucion prepagada para el articulo incorrecto y acreditan su cuenta por el error. Obtenga esto por escrito.
- Proporcionan documentacion fotografica? La prueba fotografica de pedidos empacados se esta convirtiendo en estandar. Lo protege contra reclamos de "articulo no recibido" y proporciona evidencia para disputas por danos del transportista.
- Que integraciones soportan? Su 3PL debe integrarse directamente con sus canales de venta: Shopify, Amazon, WooCommerce, BigCommerce, Walmart, Etsy o cualquier plataforma donde venda. La entrada manual de pedidos por correo electronico u hoja de calculo no es aceptable en 2026.
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Senal de Alerta: Si un 3PL no puede responder estas preguntas con numeros especificos y procesos documentados, no esta operando a un nivel profesional. Respuestas vagas como "somos bastante precisos" o "la mayoria de los pedidos se envian el mismo dia" deberian enviarlo al siguiente proveedor en su lista.
Como Miami Alliance 3PL Maneja el Pick, Pack y Ship
En Miami Alliance 3PL, pick-pack-ship es nuestra operacion central. Esto es exactamente lo que entregamos:
99.8% de Precision en Pedidos
Escaneo de codigo de barras para verificar cada recoleccion. Cada articulo se valida contra el pedido antes de entrar en la caja. Nuestra tasa de precision se rastrea diariamente y se reporta mensualmente.
Fulfillment el Mismo Dia
Los pedidos recibidos antes de las 2:00 PM EST se envian el mismo dia, todos los dias. Mantenemos una tasa de envio el mismo dia del 98%+ en todas las cuentas de clientes.
Todos los Principales Transportistas
UPS, USPS, FedEx y DHL — todos con tarifas negociadas por volumen. Nuestro sistema selecciona automaticamente la mejor tarifa para cada paquete basandose en peso, dimensiones y destino.
Opciones de Empaque Personalizado
Cajas de marca, papel de seda personalizado, insertos impresos, stickers, muestras promocionales y black wrapping para articulos de alto valor. Su marca, su experiencia de unboxing.
Portal de Cliente en Tiempo Real
Inicie sesion en su panel de control y vea cada pedido, cada envio, cada numero de rastreo y sus niveles actuales de inventario — actualizado en tiempo real.
Sin Minimos
Trabajamos con negocios que envian 10 pedidos por mes y negocios que envian 10,000 pedidos por mes. Sin requisitos de volumen minimo. Sin contratos a largo plazo. Escale hacia arriba o hacia abajo segun lo demande su negocio.
Nuestro almacen esta ubicado en 8780 NW 100th ST, Medley, FL 33178 — en el corazon del corredor logistico industrial de Miami, a 15 minutos del Aeropuerto Internacional de Miami y con acceso directo a PortMiami. Desde nuestra ubicacion, el envio terrestre llega a todo el Sureste de EE.UU. en 1-2 dias y al 80% del territorio continental de EE.UU. en 2-3 dias.
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Preguntas Frecuentes
Que significa pick, pack y ship?
Pick, pack y ship es el proceso de fulfillment de pedidos en tres pasos utilizado por almacenes y proveedores 3PL. "Pick" significa localizar y recuperar los articulos pedidos del almacenamiento del almacen. "Pack" significa colocar los articulos en el empaque apropiado con materiales de proteccion y cualquier inserto de marca. "Ship" significa generar una etiqueta de transportista y entregar el paquete a un transportista como UPS, USPS o FedEx para la entrega al cliente. Estos tres pasos ocurren en secuencia para cada pedido.
Cuanto cuesta el pick and pack por pedido?
Las tarifas de pick and pack tipicamente oscilan entre $1.50 y $5.00 por pedido para los primeros 1-2 articulos. Los articulos adicionales en el mismo pedido generalmente cuestan de $0.25 a $0.75 cada uno. El empaque especial (cajas de marca, insertos, envoltura de regalo) agrega de $0.50 a $3.00 por pedido. Los costos de envio son separados y dependen del peso del paquete, dimensiones y destino. El costo total de fulfillment para un pedido tipico de un solo articulo es de $5-$10 incluyendo envio.
Que tan rapido es el pick, pack y ship?
Los almacenes 3PL profesionales tipicamente procesan y envian pedidos el mismo dia en que se reciben, siempre que el pedido llegue antes del horario de corte diario (generalmente 2:00 PM hora local). El proceso de pick-pack-ship en si toma minutos por pedido. Despues del envio, el tiempo de entrega depende del servicio de transportista seleccionado y la distancia al cliente — tipicamente de 1 a 5 dias habiles para envio terrestre domestico.
Que incluye una tarifa de pick and pack?
Una tarifa estandar de pick and pack incluye: localizar y recuperar articulos del almacenamiento del almacen, verificacion por codigo de barras de los articulos correctos, seleccion de la caja o sobre del tamano correcto, agregar relleno basico y empaque protector, sellar el paquete, y generar y aplicar la etiqueta de envio. El empaque de marca, insertos personalizados, kitting, envoltura de regalo y envoltura especial son generalmente servicios adicionales con cargos separados.
Puedo personalizar el empaque con un 3PL?
Si, la mayoria de los proveedores 3PL profesionales ofrecen opciones de empaque personalizado. Las personalizaciones comunes incluyen cajas de marca con su logo, papel de seda personalizado, cinta de marca, tarjetas de agradecimiento, insertos promocionales, stickers y envoltura especial como black wrapping para articulos de alto valor. Usted suministra los materiales de marca al almacen, y el 3PL los incorpora en el proceso de empaque por un recargo por pedido (tipicamente $0.50-$3.00 dependiendo de la complejidad).